Wer Überstunden macht, ist ineffektiv

Hand aufs Herz: Hast du jemals eine Aufgabe aufgeschoben, obwohl du wusstest, dass diese Aufgabe wichtig ist? Hast du stattdessen deinen Arbeitsplatz aufgeräumt, Mails beantwortet oder einer unwichtigeren Aufgabe den Vorrang gegeben? Dieses weit verbreitete Verhalten kann dir das Gefühl geben, produktiv oder effektiv gewesen zu sein. Doch bist du effektiv nur weil du viele Aufgaben erledigst?

Zwei Prinzipien zur Steigerung deiner Effektivität

In diesem Artikel möchte ich auf den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz eingehen und dir zwei Prinzipien vorstellen, die als Weg zur Effektivität und Schlüssel zum Erfolg bezeichnet werden. Außerdem stelle ich dir zwei leicht anwendbare Methoden vor, damit du diese Prinzipien einfach in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Während meines Studiums gründete ich eine Marketing-Agentur. Damals dachte ich, je härter und je mehr ich arbeite, desto erfolgreicher würde ich sein.

Mehr Aufträge führten jedoch zu höheren Opportunitätskosten, da kaum Zeit für andere Aktivitäten blieb. Oft wünschte ich mir mehr Zeit für die Erledigung all meiner Aufgaben. Mir fiel bei meinen Projektplanungen jedoch etwas auf: Zum Ende einer Projekt-Deadline wurde ich extrem produktiv. In wenigen Stunden erledigte ich teilweise das Pensum eines ganzen Arbeitstages. Wie kam es dazu? Je näher eine Deadline rückte, desto höher priorisierte ich intuitiv die wichtigste Aufgabe – und desto fokussierter arbeitete ich.

Ich erkannte, dass mehr Zeit nicht zwangsläufig zu mehr Produktivität führt. Dieses zunächst paradox wirkende Phänomen ist auch als Parkinson’sches Gesetz bekannt und lautet:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist”.

Mich motivierte diese Erkenntnis. Ich beschäftigte ich mich fortan intensiver mit Projekt-, Zeit- und Selbstmanagement. In der Folge lernte ich auch den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität kennen.

Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Im deutschen Sprachgebrauch nutzen wir die Wörter „Effektivität” und „Effizienz” oft synonym. Es besteht jedoch ein entscheidender Unterschied: Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun; Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Was heißt das? Immer wenn du Ressourcen wie Zeit oder Geld für die Erledigung einer unwichtigen Aufgabe nutzt, gleichgültig wie effizient du bist oder wie dringend diese Aufgabe auf dich wirkt, handelst du nicht effektiv.

Nach Peter F. Drucker, dem bekannten Ökonom und Autor des Management Klassikers „The Effective Excecutive” gibt es nichts Sinnloseres, als etwas effizient zu tun, was gar nicht getan werden muss.

Prinzip 1: Konzentration auf eine Aufgabe

Für Peter F. Drucker ist der Weg zur Effektivität die Fähigkeit, sich auf eine einzige Sache zu konzentrieren. Leider werden wir in unserem Arbeitsalltag häufig durch E-Mails, Anrufe oder Meetings gestört. Diese Störungen und Ablenkungen kosten dich viel Zeit. Wie eine Studie der University of California Irvine zeigt, dauert es nach einer Unterbrechung rund 25 Minuten, bis du wieder die volle Konzentration erlangst.

Methode 1: Fokus-Blocker für den Flow-Zustand

Ich empfehle dir daher, jeden Tag einen Fokus-Blocker im Kalender zu reservieren. Das ist ein festes Zeitfenster von mindestens 45 Minuten, in dem du nur an deinem wichtigsten Ziel oder deiner wichtigsten Aufgabe arbeitest. In diesem Zeitfenster schaltest du alle Ablenkungen aus, insbesondere dein E-Mail-Programm und dein Smartphone. Teile den Blocker deiner Familie, deinen Freunden und deinen Kollegen mit, damit sie dich nicht stören.

Dieser Fokus ermöglicht es dir, den sogenannten Flow-Zustand zu erreichen. Das ist eine intensive Konzentrationsphase, in der deine Produktivität ihr Maximum erreicht und du alles um dich herum ausblendest. In den Flow-Zustand gelangst du mit Aufgaben, die dich weder unter-, noch überfordern.

Abbildung 1: Grafische Darstellung des Pareto-Effekts

Je regelmäßiger du den Fokus-Blocker nutzt, desto leichter wird es dir fallen in den Flow-Zustand zu kommen. Die Methode steigert deine Produktivität und hilft dir durch den Pareto-Effekt deine Ziele schneller zu erreichen. Der Pareto-Effekt besagt, dass du mit 20% deines Arbeitseinsatzes bereits 80% des gewünschten Ergebnis erreichen kannst. Er verdeutlicht sehr anschaulich, weshalb der Fokus auf deine wichtigsten Aufgaben so effektiv ist (siehe Abbildung 1).

Es sollte daher für dich zur Gewohnheit werden, jeden Tag mit dem Fokus-Blocker beziehungsweise im Flow-Zustand zu arbeiten.

Was ist überhaupt wichtig?

Prinzip 2: Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben

Nachdem ich den Fokus-Blocker in meine Tagesplanung integriert hatte, testete ich noch weitere Methoden und Prinzipien. Den größten persönlichen Nutzen zog ich dabei aus der Eisenhower-Matrix, die schnell zu meinem favorisierten Zeitmanagementwerkzeug geworden ist.

Die Eisenhower-Matrix basiert auf dem Prinzip, zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden. Für den Namensgeber des Parkinsonschen Gesetzes, Cyril N. Parkinson, ist genau diese Fähigkeit der Schlüssel zum Erfolg.

Methode 2: Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix lässt sich in der Praxis sehr einfach anwenden. Private als auch berufliche Aufgaben werden anhand der Kategorien „Wichtigkeit“ (wichtig/nicht wichtig) und „Dringlichkeit“ (dringend/nicht dringend) priorisiert und in eine Matrix überführt.

Die vertikale Achse entspricht der Wichtigkeit, die von unwichtig nach wichtig verläuft. Auf der horizontalen Achse wird die Dringlichkeit eingetragen. Auf der horizontalen Achse trägst du die Dringlichkeit ein (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Aufbau einer Eisenhower-Matrix

Aus den vier Kombinationsmöglichkeiten entstehen vier Quadranten mit unterschiedlichen Bearbeitungsstrategien, auf die deine Aufgaben aufgeteilt werden. Dabei solltest du immer erst die Aufgaben bearbeiten, die sowohl wichtig als auch dringend sind und dich nicht von unwichtigen aber dringenden Aufgaben ablenken lassen.

Aufgaben, die nicht auf deine beruflichen oder privaten Ziele einzahlen, sind nicht wichtig, aber können dennoch dringend sein, insbesondere, wenn diese Aufgaben wichtig für andere Personen sind. Die meisten E-Mails sind beispielsweise dringend, da jemand auf eine Antwort wartet, jedoch oft unwichtig für deine Ziele oder deinen Projekterfolg.

Fazit

Das Prinzip dich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, wird als Weg zur Effektivität bezeichnet. Die Methode des täglichen Fokus-Blocker unterstützt dich dabei. Als Schlüssel des Erfolgs wird die Fähigkeit bezeichnet, zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden. Mit Hilfe der Eisenhower-Methode, kannst du deine offenen Aufgaben priorisieren und das Prinzip in deinen Arbeitsalltag integrieren. Schreib deine Erfahrungen dazu gerne in die Kommentarspalte.

Dieser Artikel ist von Sebastian Schramm